beleidsplan

 Stichting Behoud Watersnoodwoningen Fijnaart en Heijningen

1. Voorwoord

2. 
Vaststelling beleidsplan door het bestuur

3. 
Institutionele basis
3.1 Juridische status
3.2 Financiële status
3.3 Status ‘Vriend van de Watersnoodwoning’
3.4 Subsidie

4. 
Bestuurlijke zaken
4.1 Organisatie
4.2 Taken van het bestuur
4.3 Beleid maken en bewaken

5. 
Personeelszaken
5.1 Personele bezetting
5.2 Interne deskundigheid
5.3 Externe deskundigheid

6. 
Veiligheidszaken
6.1 Veiligheidszorg
6.2 Bedrijfsrisico’s, verzekering en bescherming

7. 
Bezoekregistratie

8. 
Bedrijfsadministratie
8.1 Kantoor
8.2 Informatie, automatisering
8.3 Archivering
8.4 Financiële administratie

9. 
In- en externe bedrijfscommunicatie
9.1 Interne bedrijfscommunicatie
9.2 Externe bedrijfscommunicatie

10. 
Onderhoud gebouw en inventaris
10.1 Onderhoud gebouw en terrein
10.2 Onderhoud binnenruimten en installaties
10.3 Aankleding interieur watersnoodwoning
10.4 Documenten
10.5 Hulpmiddelen en gereedschappen

11. 
Publiekstaak, bezoekers
11.1 Publiekstaak
11.2 Bezoekers
11.3 Openingstijden
11.4 Entree
11.5 Bereikbaarheid en toegankelijkheid
11.6 Activiteiten in het Watersnoodhuis
11.7 Rondleidingen

12. 
Audiovisuele presentaties
12.1 Studiecollecties
12.2 Bibliotheek en website

13. 
Media, publicaties
13.1 Folders en flyers
13.2 Hardware, software en back-up

14. Collectietaak
14.1 Goederen
14.2 Tijdschriften en foto’s

1  Voorwoord

De Heemkundige Kring had van de Gemeente Moerdijk toestemming gekregen om op het terrein van de Zuid-Nederlandse Staalbouw portocabines te plaatsen voor een termijn van
5 jaar. In 2008 stonden deze portocabines echter al 6 jaar op het terrein. Hollandia (v/h Zuid-Nederlandse Staalbouw) gaf aan dat deze tijdelijke huisvesting van het terrein verwijderd diende te worden.

Vervolgens heeft de Heemkundige Kring hulp gevraagd bij de Gemeente Moerdijk bij het zoeken naar een alternatief terrein. In de Veluwestraat te Heijningen stond op dat moment een Zweedse watersnoodwoning te koop. Deze woning was en is eigendom van woningstichting Brabantse Waard. De Gemeente Moerdijk heeft de Brabantse Waard gevraagd om de woning uit de verkoop te halen en in gesprek te gaan met de Heemkundige Kring ‘Fijnaart en Heijningen’. Reden: betreffende woning was nog vrijwel in originele, zij het deplorabele staat en bevindt zich in de directe nabijheid van het watersnoodmonument. Dit monument is opgericht ter nagedachtenis aan de 75 slachtoffers van de februariramp in 1953 in de gemeente Fijnaart en Heijningen. Sinds 10 jaar worden hier eveneens de omgekomenen in de andere kernen van de gemeente Moerdijk herdacht.

Op 19 november 2008 vond de eerste bespreking tussen de Gemeente Moerdijk, Brabantse Waard en Heemkundige Kring Fijnaart en Heijningen plaats. Nadien volgden nog vele besprekingen en uiteindelijk de renovatie van de woning. Op 25 mei 2012 werd deze door de Zweedse ambassadeur, Mr. Håkan Emsgård, officieel geopend werd.

Voordat de opening mogelijk werd, zijn er door vele bedrijven belangeloos gratis goederen en diensten geleverd. De vrijwilligers van de Heemkundige Kring Fijnaart en Heijningen hebben ruim 4.700 werkuren gemaakt om het huis en haar omgeving bezoekvriendelijk te maken.

Om de status van het Watersnoodhuis transparant te maken, is gekozen voor de oprichting van een stichting door notariële akte, te weten de ‘Stichting Behoud Watersnoodwoningen Fijnaart en Heijningen’.

De Watersnoodwoning ‘Anno 1953’ is helemaal teruggebracht naar de staat zoals deze in 1954 bij de ingebruikname was. Alle zg. Zweedse geschenkwoningen zijn door de Zweedse bevolking aan de getroffenen van de watersnood geschonken. De inrichting is ook van die tijd. Het geheel is een uniek cultureel erfgoed. Nergens anders in de wereld is er een Zweedse watersnoodwoning, die in originele staat verkeert, met een inrichting in de stijl van die periode. In de volgende pagina’s wordt alles zo beknopt mogelijk weergegeven.

 3                 Institutionele basis
 3.1            Juridische status

Het bestuur heeft gekozen voor de oprichting van een stichting. Hiervoor zijn meerdere redenen:
3.1.1.         Er moest een transparantie situatie ontstaan tussen de Heemkundige Kring Fijnaart en Heijningen en het beheer van het Watersnoodhuis.

3.1.2.         Uit verkenningen blijkt dat een stichting bij het verkrijgen van gelden en subsidies beter functioneert dan een vereniging. De Belastingdienst merkt de ‘Stichting Behoud Watersnoodwoningen Fijnaart en Heijningen’ aan als een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI).

3.1.3.       Een aantal bestuursleden van de Heemkundige Kring heeft zitting in het stichtingsbestuur.

3.2            Financiële status

De huidige financiële status, een jaar na de openstelling, is niet rooskleurig te noemen.

De huur van de woning is tot op heden verrekend met de door de vrijwilligers van de Heemkundige Kring verrichte werkzaamheden aan het huis. Aan deze verrekening komt in 2014 een einde. Het huidig verlies wordt in rekening courant geboekt bij de Heemkundige Kring.

3.2.1.                   Naar aanleiding van punt 2 dient de stichting op korte termijn structureel financiële middelen te genereren om het watersnoodhuis in stand te kunnen houden. Deze geldmiddelen kunnen voortkomen uit:

- subsidies en sponsorgelden

- donaties

- ontvangsten uit erfstelling, legaat, schenking of:

3.3.           Status ‘Vriend van het Watersnoodhuis’

Het bestuur heeft een flyer gemaakt waarin de inwoners van Fijnaart en Heijningen wordt aangespoord ‘Vriend van het Watersnoodhuis’ te worden voor een bedrag van ten minste  € 7,50 per jaar. Ook bezoekers wordt gevraagd ‘Vriend’ te worden. In het najaar van 2013 wordt dit rondschrijven huis aan huis bezorgd.

3.4.           Het bestuur van de stichting wenst door middel van eenmalige subsidie(s) voldoende kapitaal te ontvangen om het watersnoodhuis aan te kunnen kopen zodat de maandelijkse vaste lasten ad. 3.2.1 aanzienlijk verminderen.

4               Bestuurlijke zaken

4.1.           De organisatie

De organisatie voor de dagelijkse gang van zaken in de Watersnoodwoning bestaat uit het bestuur en vrijwilligers van de Heemkundige Kring Fijnaart en Heijningen.

4.2            Taken van het bestuur Het bestuur draagt er zorg voor dat:

4.2.1         – het Watersnoodhuis op vaste tijden voor het publiek opengesteld wordt.

4.2.2         – het interieur en het exterieur van het pand er verzorgd uitzien.

4.2.3         – gelden worden ontvangen voor de exploitatie en aankoop van het huis.

4.2.4        – aangeboden goederen en materiaal zorgvuldig gecontroleerd worden voordat zij in de collecties van het huis opgenomen worden.

4.3            Beleid maken en bewaken

Het beleid voor het voortbestaan van de Zweedse watersnoodwoning wordt vastgesteld door het bestuur. Het bestuur wordt geadviseerd door:

4.3.1         -vrijwilligers van de Heemkundige Kring Fijnaart en Heijningen,

4.3.2         -bezoekers aan de watersnoodwoning,

4.3.3         -bestuurders van andere organisaties,

4.3.4        Het bewaken van het beleid, dat grotendeels bestaat uit de taken in punt 4.2, geschiedt door met regelmaat te controleren of overeengekomen taken van het bestuur en vrijwilligers in overstemming zijn met de gemaakte afspraken.

5                Personeelszaken

 5.1            Personele bezetting

Voor de diverse taken in het Watersnoodhuis zijn voldoende personen bereid gevonden om deze te verrichten:

5.1.1.       Huismeester, tevens gids voor de bezoekers

5.1.2         Tuinman

5.1.3         Rondleiders bezoekers

5.1.4         Technische medewerkers

Onze stichting beschikt over twee vrijwilligers, die een opleiding en jarenlange technische werkervaring hebben. Zij hebben hun vaardigheden tijdens de renovatie van de woning duidelijk getoond. De personen ad. 5.1.1 t/m 5.1.4 zijn meestal ook de vrijwilligers en bestuursleden van de Heemkundige Kring.

5.2            Interne deskundigheid

5.2.1        De vrijwilligers die zich voor het watersnoodhuis inzetten, hebben een jarenlange ervaring in verschillende branches en ondernemingen waar zij uiteenlopende functies vervuld hebben.

5.3            Externe deskundigheid

5.3.1        Mocht onverhoopt de deskundigheid of de aard van de werkzaamheden voor de personen in 5.1.4 niet uitvoerbaar blijken te zijn, dan is hulp van de leden van de Heemkundige Kring beschikbaar.

5.3.2        Voor deskundigheid op administratief of communicatief vlak kan, indien noodzakelijk, ook hulp van Brabants Heem of van Erfgoed Brabant verkregen worden, evenals van leden van de Heemkundige Kring.

6               Veiligheidszaken

 6.1            Veiligheidszorg

6.1.1        Wij merken het Watersnoodhuis niet als een museum aan, omdat er dan in- en uitwendig veel aan de woning aangepast moet worden, wat afbreuk doet aan het karakter van deze Zweedse watersnoodwoning. Wel zijn er de nodige veiligheidsmaatregelen getroffen. Er zijn rookmelders en een brandblusser in de woning aanwezig alsook in de directe nabijheid van de woning.

Om reden van veiligheid wordt een gelimiteerd aantal bezoekers gelijktijdig in de woning toegelaten.

6.2            Bedrijfsrisico’s, verzekering en bescherming

6.2.1        Bedrijfsrisico’s zijn haast uit te sluiten. Er is gezorgd voor vaste bedekking op de trappen met daarbij de nodige leuningen. Het huis is helaas niet toegankelijk voor rolstoelgebruikers, zie hier punt 6.1.1 .

Er is een inboedelverzekering afgesloten, die jaarlijks gecontroleerd wordt op de juistheid van de bedragen, gebaseerd op de in het afgelopen jaar ontvangen goederen en materialen. In het hele huis is met zorg gecontroleerd of uitstekende delen van goederen of huisraad tot verwondingen zouden kunnen leiden tijdens bezoek. Vrijwilligers voeren werkzaamheden zo nodig uit met persoonlijke en omgevingsbescherming.

7                Bezoekregistratie

7.1            Er vindt geen specifieke bezoekregistratie plaats. In plaats hiervoor schrijven de bezoekers, nadat zij zijn rondgeleid door het Watersnoodhuis, over hun ervaringen in een gastenboek. Dit boek fungeert tevens naar de gemeente en organisaties als bewijs van het belang om deze Zweedse watersnoodwoning als cultureel erfgoed voor het heden en de toekomst te bewaren.

8                Bedrijfsadministratie

 8.1            Kantoor

8.1 .1       Het kantoor van de Watersnoodwoning is gevestigd in de portocabines van de Heemkundige Kring Fijnaart en Heijningen. Reden hiervoor is dat het bestuur het huis geheel heeft ingericht in overeenstemming met de stijl van de jaren ‘50.

8.2            Informatie en automatisering

8.2.1        Informatie en automatisering wordt door een bestuurslid van de Heemkundige Kring verzorgd. Er is een website, die met regelmaat wordt aangepast. Daarnaast beschikt de stichting over diverse brochures en folders met informatie over het watersnoodhuis.

8.3            Archivering

8.3.1        De archivering van documenten en materialen gebeurt onder toezicht van of door de archivarissen van de Heemkundige Kring Fijnaart en Heijningen. Zij hebben jarenlange ervaring op dit gebied bij onze vereniging. De foto’s, films, dagbladen, enz. zijn in bruikleen verkregen van de Heemkundige Kring Fijnaart en Heijningen.

8.4            Financiële administratie

8.4.1        De financiële administratie wordt verzorgd door de penningmeester van de stichting, die tevens deze functie uitoefent bij de Heemkundige Kring. Hierdoor zijn er korte financiële lijnen tussen beide organisaties.

9                In- en externe bedrijfscommunicatie

9.1            Interne bedrijfscommunicatie

9.1.1        Het bestuur van de ‘Stichting Behoud Watersnoodwoningen Fijnaart en Heijningen’ vergadert iedere maand als onderdeel van de bestuursvergadering van de Heemkundige Kring Fijnaart en Heijningen. Daarnaast zijn er vergaderingen als situaties hierom vragen.

9.2            Externe bedrijfscommunicatie

9.2.1        De stichting heeft externe contacten met o.a. het Watersnoodmuseum in Ouwerkerk. Verder met de exploitanten van Fort Sabina, Brabantse Waard, Gemeente Moerdijk, Brabants Heem, Erfgoed Brabant en incidenteel met bedrijven, instellingen en organisaties, die positief zijn voor het Watersnoodhuis.

10             Onderhoud gebouw, terrein, binnenruimten en inventaris

10.1          Onderhoud gebouw en terrein

10.1.1      Het onderhoud aan de buitenzijde van het Watersnoodhuis valt onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder, woningstichting Brabantse Waard.

10.1.2      Onderhoud aan het terrein wordt verzorgd door de tuinman (zie 5.1.2), die vrijwilliger is van de Heemkundige Kring. Hij draagt zorg voor de voortuin en de bestrating van het terrein.

10.2          Onderhoud binnenruimten en inventaris

10.2.1      Het onderhoud van de binnenruimten wordt verzorgd door de huismeester, die vrijwilliger is bij de Heemkundige Kring. Reparaties aan de centrale verwarming zijn voor rekening van de verhuurder. Kleine reparaties worden uitgevoerd door de technische medewerkers (zie 5.1.4).

10.3          Aankleding interieur watersnoodwoning

10.3.1      De aankleding van de Watersnoodwoning is de verantwoordelijkheid van de archivarissen van de Heemkundige Kring, geassisteerd door de huismeester.

voor wijzigingen in het interieur is goedkeuring van het bestuur van de stichting noodzakelijk.

10.4          Documenten

10.4.1      De aanwezigheid van documenten, foto’s e.d. in de woning valt onder verantwoordelijkheid van de archivarissen van de Heemkundige Kring. Wijziging van documenten e.d. in de tentoonstellingsruimte van de woning geschiedt in overleg met het bestuur van de stichting.

10.5          Hulpmiddelen en gereedschappen

10.5.1      Hulpmiddelen worden aangeschaft door de stichting en ter beschikking gesteld aan de huismeester.

10.5.2      De stichting beschikt over een kleine hoeveelheid gereedschappen om eenvoudige reparaties aan het huis uit te voeren. Voor grotere reparaties brengen de technische vrijwilligers eigen gereedschappen mee, waarmee ze goed kunnen omgaan.

11             Publiekstaak, bezoekers

11.1          Publiekstaak

11.1.1      Het bestuur van de stichting ziet het als haar taak om de bevolking blijvend de Watersnood van februari 1953 onder de aandacht te brengen, die zoveel slachtoffers in Zuid-Holland en Zeeland, maar ook in Westelijk Noord-Brabant gemaakt heeft.

11.2          Bezoekers

11.2.1      Het Watersnoodhuis, met haar vaste tentoonstelling over de Watersnood 1953 en de wisseltentoonstelling over Fijnaart en Heijningen, wordt tijdens de openingsuren veelvuldig bezocht door bezoekers uit heel de wereld. Men maakt tevens gebruik van de gelegenheid om de wisseltentoonstellingen van de Heemkundige Kring te bezoeken, die in de units plaatsvinden. Organisaties en verenigingen uit diverse gemeenten komen in groepsverband, zowel tijdens reguliere openingstijden als op afspraak voor een rondleiding in en om het huis.

11.3          Openingstijden

11.3.1      Het Watersnoodhuis is iedere dinsdag- en donderdagmiddag geopend van 14.00 tot 16.00 uur alsook op de eerste zaterdag van de maand van 14.00 tot 17.00 uur. Op zon- en feestdagen is het huis altijd gesloten.

11.4          Entree

11.4.1      Het watersnoodhuis is geen museum. Het bestuur van de stichting is van mening dat er geen entree geheven kan worden omdat anders voorbijgegaan wordt aan de grondbeginselen van de Heemkundige Kringen. Tijdens de bezoekuren wordt gratis koffie e.d. geserveerd. Na de rondleiding en koffie worden bezoekers in de gelegenheid gesteld een gift te doneren. Aan dit verzoek wordt doorgaans voldaan.

11.5          Bereikbaarheid en toegankelijkheid

11.5.1      De watersnoodwoning ‘Anno 1953’ is met buslijn 200 van Veolia vanuit Fijnaart en Dinteloord te bereiken. Op het terrein is parkeerruimte voor auto’s en fietsen. Aan de straatzijde is het eveneens mogelijk de auto gratis te parkeren.

11.5.2      De Watersnoodwoning is niet toegankelijk voor de medemens die van een rolstoel gebruik maakt. Huisdieren worden niet toegelaten.

12             Activiteiten in het Watersnoodhuis

12.1          Rondleidingen

12.1.1      In beginsel worden alle bezoekers door vrijwilligers van de Heemkundige Kring rondgeleid tijdens de openingsuren.

12.1.2      Voor groepen is het op afspraak mogelijk om buiten de vastgestelde openingsuren een rondleiding te krijgen.

12.2          Audiovisuele presentaties

12.2.1      In de vaste watersnoodtentoonstellingsruimte is een scherm waar de watersnood in al haar facetten getoond wordt. In de kamer van de watersnoodexpositie zijn aan twee wanden foto’s van de februariramp aangebracht. Verdere documentatie is aanwezig op in deze ruimte, waaronder een beeldscherm waarop originele filmbeelden vertoond worden. Op verzoek worden speciale DVD’s getoond in de portocabines van de Heemkundige Kring.

12.3          Studiecollecties

12.3.1      In de watersnoodtentoonstellingsruimte zijn veel boeken en andere documentatie over de Ramp aanwezig, die studenten kunnen gebruiken voor scripties e.d.

Zij ontvangen deze boeken in bruikleen na het invullen van een formulier.

12.4          Bibliotheek en website

12.4.1      De stichting heeft van de Heemkundige Kring Fijnaart en Heijningen tientallen kranten, tijdschriften en verdere publicaties over de ramp van 1953 in bruikleen gekregen.

Deze documentatie is op aanvraag beschikbaar.

12.4.2      De stichting heeft een eigen website ‘Anno1953.nl’, die verder uitgebreid kan worden.

13             Media, publicaties

13.1          Folders en flyers

13.1.1      De stichting zorgt voor het verspreiden van folders en brochures, die de bekendheid van de watersnoodramp en het bestaan van de Watersnoodwoning bevorderen. Tevens wordt hierbij de aandacht gevraagd voor financiële ondersteuning van de stichting, zodat voortzetting van de exploitatie mogelijk blijft.

13.1.2      De stichting bevordert de bekendheid van de Watersnoodwoning d.m.v. krantenartikelen en gesprekken bij de plaatselijke radio omroep. Voor speciale projecten wordt de landelijke of regionale pers, radio en tv ingeschakeld.

13.2          Hardware, software en back-up

13.2.1      De stichting maakt gebruik van de hardware en software van de Heemkundige Kring Fijnaart en Heijningen. Deze vereniging verzorgt ook de back-up van deze gegevens.

14             Collectietaak

14.1          Goederen

14.1.1      Al voor de opening van het Watersnoodhuis ‘Anno 1953’ mocht de stichting met regelmaat goederen ontvangen, die direct of indirect de ramp of de woninginrichting van de jaren ‘50 als uitgangspunt hadden. De stichting accepteert momenteel nog kleine voorwerpen, wanneer ze duidelijk een aanvulling vormen op de bestaande collectie.

Het bestuur van de stichting waakt voor een overvol watersnoodhuis en kan eventueel goederen laten rouleren in de diverse ruimten.

14.2          Tijdschriften en foto’s

14.2.1      De stichting accepteert tijdschriften, brochures en foto’s, die aanvullende informatie bevatten over de Watersnoodramp van 1953 en de gevolgen hiervan.

Deze informatie wordt, d.m.v. een rouleersysteem gebruikt in de ruimtes van het Watersnoodhuis.

  *~*~*~*~*~*~*~*~*~*

Financiële Verantwoording

Jaarrekening 2014